Fatturazione elettronica: come prepararsi? Le risposte e i consigli di un esperto

Fatturazione elettronica: come prepararsi? Le risposte e i consigli di un esperto

Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica sarà un obbligo per la maggior parte dei possessori di partita IVA. Se la conoscenza della normativa può considerarsi largamente acquisita, la sua attuazione pratica è tutt’ora oggetto di confronto acceso all’interno delle aziende e sui social. La fattura elettronica è un semplice obbligo oppure qualcosa di più? Come impatta i processi aziendali? Quali sono i punti di attenzione? Come può diventare un vantaggio competitivo?

Per questa ragione abbiamo dedicato alla fatturazione elettronica gran parte del secondo webinar del ciclo #3STEPSTO2019 - dedicato alla MAGIC RETENTION - e oggi andiamo ad approfondire ulteriormente grazie all'intervista concessaci da un esperto del settore.

Fabrizio Lupone, consulente, esperto e formatore in materia di digitalizzazione dei processi efatturazione elettronica nonché fondatore di DocPaperless - Norma e Tecnica dei Processi Digitali, è membro accreditato del Forum Nazionale sulla Fatturazione Elettronica. All’ampia competenza normativa l’ing. Lupone affianca la concretezza di chi conosce come funzionano le aziende. Un punto di vista prezioso, che vogliamo condividere con tutti i lettori del blog eGlue.
 

Ingegner Lupone, al di là degli aspetti normativi come cambieranno le cose per aziende e consumatori dal 1° Gennaio 2019. In altri termine ci aiuti a capire: cosa sta per succedere? Abbiamo l'impressione che questo per molti non sia ancora chiaro. Ad esempio, il consumatore finale quando sente parlare di fattura elettronica pensa che sia una questione che non lo riguarda; in realtà non è così perché l’obbligo impatterà tutti i possessori di partita IVA e tutti i loro clienti B2B e B2C. Giusto?

In parte è così. Nel dettaglio: assisteremo a un impatto maggiore sulle aziende sia nel B2B sia nel B2C, mentre scontrini e ricevute rimarranno uguali a oggi. Il consumatore che oggi riceve una fattura in PDF via mail o cartacea in una busta, continuerà a riceverla anche dopo il 1° gennaio 2019. Le aziende che emettono le fatture - cioè i cedenti prestatori - saranno obbligate, salvo esplicita richiesta da parte del consumatore, a mandare una copia analogica della fattura, cartacea o digitale, ai loro clienti consumer come hanno sempre fatto. Dal 1/1/2019 questi documenti però non avranno più valore fiscale: saranno soltanto copie conformi. Avrà valenza fiscale la fattura elettronica - un file XML a schema regolato - che le aziende dovranno emettere e spedire al destinatario tramite il sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Il destinatario sarà identificato tramite il codice fiscale oppure con un codice convenzionale con sette zeri. Il consumatore potrà accedere gratuitamente alle proprie fatture elettroniche tramite il portale Fatture e Corrispettivi. Dato che il consumatore finale non detrae l'IVA, molto probabilmente non avrà necessità di andare a vedere le fatture elettroniche; il servizio però potrà tuttavia essere utile in fase di dichiarazione dei redditi, quando il commercialista o il CAF potranno accedere a quest'area previa autorizzazione e trovare tutte queste fatture - tra cui le detraibili, per esempio le spese mediche - già precaricate. A conti fatti quindi a mio avviso per il consumatore la fattura elettronica non sarà un grande cambiamento.

Ergo possiamo aspettarci che lato consumatore vi sia un modesto impatto, o nessun impatto, e che si potrà continuare a comportarsi come in precedenza. Per quanto riguarda il B2B invece?

Sulla fatturazione elettronica B2B, quindi tra privati titolari di partita IVA - a eccezione dei regimi agevolati quali l'ex minimi, i forfettari e i produttori agricoli nel regime speciale - dal 1° Gennaio 2019 gli impatti dell'obbligo di fatturazione elettronica saranno importanti. Parliamo di una grande sfida, di una grande rivoluzione, e della necessità di revisionare i propri processi amministrativi, ma anche commerciali, sia nel ciclo attivo che (soprattutto) nel ciclo passivo. Ad oggi le aziende sono abituate a emettere fattura secondo le norme fiscali con PDF, con fatture cartacee, ma soprattutto con tempistiche e prassi lavorative che non sono soggette a un processo "trasparente" o tracciabile, e certificato dal sistema interscambio dell'Agenzia delle Entrate (che certifica gli effetti giuridici dell'emissione e la data del ricevimento della fattura dal punto di vista delle detraibilità dell'iva). La fattura elettronica modifica significativamente questi processi quindi le aziende, i professionisti e tutti gli operatori economici si devono preparare a questa rivoluzione.

Per arrivare pronti le chiavi sono: conoscere, informarsi e comprendere sia il tracciato di fattura elettronica, sia i processi e i comportamenti che si devono avere nel ciclo attivo e in quello passivo. Inoltre, è fondamentale dotarsi di strumenti e di servizi di intermediazione validi ed efficienti.

Quindi riassumendo: mondo B2C pochi impatti per il consumatore; mondo B2B invece molti e importanti impatti sull'attività delle aziende poiché il processo di fatturazione elettronica va a rendere tracciabili tutta una serie di momenti che oggi non sono in alcun modo monitorati. Mi pare di capire che il processo di fatturazione elettronica influirà sulle tempistiche dato che invio e ricezione diverranno immediati, giusto?  E attraverso il sistema di interscambio sarà tutto tracciato.

Esatto, confermo.

Dal punto di vista delle aziende che ricevono le fatture quindi ci sarà una sorta di mailbox dalla quale potranno acquisire le fatture a loro destinate? Ma come verranno identificate le aziende? Chi dà i codici e come funzionano? Per esempio, come funziona se inserisco un numero di partita iva sbagliato? Insomma, ci sono molti punti che ancora non ci sono chiari.

Indirizzamento e recapito della fattura elettronica B2B possono avvenire in due modalità: attraverso la PEC, quindi inserendo nel file xml della fattura elettronica un indirizzo PEC del destinatario, o in alternativa tramite l'inserimento di un codice destinatario di 7 caratteri (cosa che consiglio perché lo ritengo essere un canale più sicuro e anche più automatizzato). Questo codice destinatario di 7 caratteri si associa a un canale di ricezione (il concetto non sarà nuovo per chi conosce la fatturazione elettronica verso la PA: il codice IPA di 6 caratteri in quel caso identifica l'ufficio di destinazione della fattura elettronica). Nel B2B il codice destinatario identifica il canale di ricezione, il quale spesso fa capo all'intermediario del cessionario committente, che quindi diventa una figura dal ruolo strategico e fondamentale anche nel ciclo passivo della fatturazione elettronica. Questo significa che il cessionario committente acquista un servizio di intermediazione, il suo intermediario gli fornisce un codice destinatario di 7 caratteri, e quindi egli - l'acquirente - poi comunica il codice al suo fornitore, il cedente prestatore. Il cedente prestatore inserisce il codice destinatario all'interno dell'xml e in questo modo il sistema di interscambio riesce a recapitare la fattura elettronica al codice destinatario corrispondente a quel canale di ricezione.

Poco fa ha citato il mondo delle fatture alla PA. Quindi comunicare il codice di 7 caratteri ai fornitori è compito della singola azienda o ci sarà un registro, un sistema dell’Agenzia che permetta di verificare l'effettività del canale prima di spedire una fattura?    

Domanda molto utile. È assodato che rispetto alla fattura verso PA, nel B2B e nel B2C (soprattutto nel primo) sarà necessario l'aggiornamento delle anagrafiche. Questo perché si dovrà obbligatoriamente associare un indirizzo PEC o un codice destinatario ad ogni cliente presente in anagrafica. Tuttavia, esiste la facoltà - tramite un servizio gratuito e opzionale messo a disposizione da parte dell'Agenzia delle Entrate - di accesso al portale web Fatture e Corrispettivi, accessibile o dal singolo contribuente o dal suo intermediario fiscale (commercialista, CAAF, tributarista, e tutti quei soggetti che previa delega espressa possono accedere al suddetto portale). In questo portale la singola partita iva può preregistrare il proprio indirizzo telematico prevalente o prioritario su cui ricevere le fatture elettroniche, aggiungendolo alle informazioni di base presenti sul profilo.

Questo comporta che, a prescindere da quello che il fornitore andrà a scrivere nel file XML, il sistema di interscambio dell'Agenzia andrà sempre a recapitare la fattura all'indirizzo telematico prevalente indicato. Questo step è importante perché serve a ridurre e prevenire gli errori. Esempio pratico: se il cedente prestatore compila il blocco dati del cessionario committente ma sbaglia a inserire i dati per recapitare la fattura, per esempio sbaglia il codice destinatario, se il cessionario committente ha completato la preregistrazione, la fattura verrà comunque recapitata con i dati dell'indirizzo telematico preregistrato.

Due domande: per i privati che non siano titolari di partita iva, le fatture elettroniche come vengono smistate? Il privato deve far qualcosa oppure non deve fare niente?

L'impatto è più sul fornitore, il quale deve fare attività di fattura elettronica lato emittente: su di lui vi saranno impatti nuovi rispetto al passato perché dovrà creare un file fattura elettronica XML e valorizzare il codice destinatario con tutti zeri - 7 zeri. Mentre il cessionario committente dovrà inserire i dati anagrafici del consumatore finale che gli ha richiesto la fattura elettronica e il codice fiscale obbligatorio. È il consumatore finale che dovrà richiedere la fattura elettronica perché tutti gli altri casi rimangono nella modalità analogica e cartacea di scontrini e ricevute fiscali. Quindi la fattura elettronica B2C vale quando viene richiesta dal consumatore finale così come previsto dalla normativa sull’IVA.  Rispetto al passato, il consumatore finale quindi si vedrà dare una fattura cartacea o in pdf via mail, via PEC o qualsiasi altro metodo come avviene oggi, però l'originale della fattura, l'xml, l'Agenzia delle Entrate glielo mette a disposizione nel Portale Fatture e Corrispettivi. Anche in questo o il cliente finale o - come più probabilmente avverrà - il suo commercialista o il CAAF, accederanno all'area, magari prima della dichiarazione dei redditi, e le fatture potranno essere scaricate, consultate, ricercate, verificate.

Invece per quanto riguarda le aziende, ad esempio le società che vendono energia elettrica e gas hanno clienti tra gli small business e aziende più grandi: questo tipo di cedenti prestatori avrà a disposizione dei servizi automatici di allineamento delle anagrafiche, cioè tramite web service, per integrare i propri sistemi gestionali e recuperare le informazioni necessarie per effettuare la fattura elettronica, oppure è un'attività offline e sarà necessario andare sul portale?

È stata richiesta l'obbligatorietà della registrazione dell'indirizzo telematico prevalente da parte di noi esperti, ma purtroppo poi non è stato fatto o implementato, e l'obbligatorietà non è stata adottata. Quindi il fatto di registrare preventivamente indirizzo PEC o codice destinatario da parte del destinatario della fattura è solo una facoltà e non un obbligo. Di conseguenza questo registro nazionale non sarà un registro completo. È possibile preregistrarsi dal 14 giugno del 2018, è auspicabile che il più possibile dei soggetti passivi lo facciano da qua al 31 dicembre 2018, ma non possiamo sapere quanti lo faranno - io lo raccomando sempre, di farlo già e di farlo fare ai propri clienti, magari con una circolare - quindi purtroppo non ci sono degli automatismi che permettano un aggiornamento automatico dell'anagrafica del fornitore. Abbiamo chiesto all'Agenzia delle Entrate di rendere questo database, anche se parziale, open data a favore dei cedenti prestatori, ma non sappiamo ancora se la proposta verrà accettata. Al momento è un database chiuso.

Cosa succede se la realtà alla quale devo emettere fattura elettronica non si è registrata, non mi ha comunicato un indirizzo PEC: come faccio a emettere la fattura?

Questo è un punto fondamentale: si tratta di una proposta avanzata da tutto il mondo delle multiutilities e di tante realtà che partecipano al Forum Italiano per la Fatturazione Economica, in un'ottica di semplificazione - ovviamente senza che se ne abusi, quindi soltanto nei casi in cui il cliente finale non comunichi al proprio fornitore o l'indirizzo PEC o il codice destinatario e quindi il fornitore si trovi nell'oggettiva condizione di non poter emettere la fattura, rischiando di essere soggetto alla sanzione amministrativa per mancata emissione: solo in quel caso può generare l'xml della fattura elettronica andando a valorizzare il codice destinatario con il codice convenzionale di tutti zeri. In questo modo l'Agenzia delle Entrate mette l'originale della fattura elettronica a disposizione del cessionario committente all'interno della sua area riservata del portale web Fatture e Corrispettivi. Questo l'Agenzia delle Entrate lo fa sempre, anche per il cedente prestatore, quindi tutte e due le controparti avranno a disposizione l'xml. Solo che questo duplicato informatico in xml diventa l'originale e quindi molto importante. Nel caso in cui il cliente abbia un canale che non funziona, il fornitore è tenuto a comunicare al committente che l'originale è messo a disposizione sul portale.

Quindi la fattura lato emittente è emessa.

Assolutamente. Tutte le volte che l'xml fattura supera i controlli del sistema di interscambio, la fattura si considera emessa. In caso contrario, se viene scartata, essa non esiste né fiscalmente né civilisticamente.

Rimanendo sul tema: mettiamo che la fattura venga scartata per motivi non fiscali ma tecnici. A questo punto è come non fosse stata emessa, quindi non è necessario emettere una nota di credito ed emettere una nuova fattura, ma si può continuare la numerazione risolvendo i problemi tecnici?

È una scelta del cedente prestatore: egli genera il suo file xml, magari tramite l'ausilio di un servizio di intermediazione, appone la firma digitale, anche se passiva o per conto terzi; quando la fattura elettronica xml arriva al sistema di interscambio, quest'ultimo esegue dei controlli. I controlli si dividono in due aree: la prima grande area è quella dei controlli di tipo sintattico e tecnico, ergo controlla che i campi siano correttamente valorizzati e verifica che la firma digitale abbia un certificato valido, che partite iva e codici fiscali siano presenti nell'anagrafica fiscale, etc. Quando c'è un errore in questi controlli sintattici, il cedente prestatore può fare due cose: se ha già eseguito la registrazione in contabilità, egli potrà decidere di correggere la stessa fattura e rimandarla, entro i 15 giorni. Può alternativamente decidere di emettere una nota di credito interna a storno e poi una nuova fattura elettronica da trasmettere al sistema di interscambio. Questa è una assolutamente una scelta del cedente prestatore.

Se invece la fattura non ha passato i controlli di coerenza - tra aliquota iva, imponibile, imposta, importo, arrotondamenti - allora in quel caso c'è un impatto sulla registrazione già avvenuta e sarà necessario emettere la nota di credito interna a storno e poi emettere una nuova fattura elettronica da trasmettere al sistema di scambio.

Qual è secondo lei il ruolo degli intermediari e il loro valore aggiunto per le aziende?

La legge di bilancio 2018 ha modificato il Decreto Legislativo 127 andando a rafforzare il ruolo dell'intermediario non solo nel ciclo attivo ma, soprattutto nel B2B dove diventa strategico e fondamentale, anche in quello passivo. Quindi l'intermediario: nel ciclo attivo, in fase di emissione, può emettere per conto terzi apponendo la firma digitale al posto del cedente prestatore, può trasmettere le fatture al sistema di interscambio e ricevere tutte le ricevute - importantissime - dal sistema, nonché può conservare digitalmente a norma sia le fatture sia le ricevute. Lato passivo, invece, egli riceve le fatture elettroniche dal sistema di interscambio e le smista, e può conservare sia le fatture ricevute, sia le ricevute dal sistema di intercambio.

Io raccomando sempre, soprattutto nel ciclo passivo, un intermediario valido e con esperienza. Il caso più grave è quello del mancato recapito della fattura: il sistema tenta di recapitare la fattura al destinatario ma trova che la sua PEC è piena o non funziona, quindi fallisce nel compito. Il sistema di interscambio riprova dunque il recapito nei tre giorni successivi, ma neppure questa volta ha successo genera una ricevuta di impossibilità di recapito. Questo è assolutamente da evitare. Bisogna scegliere un servizio di intermediazione valido, di un soggetto fidato ed esperto, perché garantisce la business continuity. Con questa scelta, abbinata alla preregistrazione dell'indirizzo di ricezione della fattura elettronica, il cessionario committente si preserva da una serie di errori e situazioni complicate.

E quali sono i punti di attenzione per le aziende - soprattutto in ambito utility - che si preparano ad affrontare la fatturazione elettronica?

Parlando di processi nuovi e fortemente normati, la prima raccomandazione è formarsi e far formare le risorse strategiche della propria organizzazione.
Seconda raccomandazione: iniziare a fare fatturazione elettronica B2B il prima possibile, prima dell'obbligo di legge; la possibilità di preregistrarsi è attiva dal 14 giugno 2018, il sistema è aperto dal 1° Luglio 2018. Sarebbe sufficiente individuare una manciata di clienti con un buon rapporto e iniziare a fatturare elettronicamente per comprendere il tracciato e il processo.
La terza raccomandazione è di scegliere una soluzione di intermediazione valida, completa, sia nel ciclo attivo che in quello passivo. Quindi affidarci a un service provider che possa supportare tutte le fasi del processo.
Ultimo: riflettere sulla possibilità di mandare comunicazioni ai partner commerciali e agli utenti per permettere di acquisire il codice destinatario o l'indirizzo PEC al fine di aggiornare le proprie anagrafiche.

Dal punto di vista generale, la fattura elettronica darà un impulso nel B2C alla digitalizzazione? Possiamo inserire il pdf, per esempio quello della bolletta trasparente, nell'xml?

È possibile inserire allegati nel file xml, tra cui le bollette 2.0 e i pdf, sempre tenendo conto del limite di 5M.

Sicuramente la fatturazione elettronica è un driver non indifferente per la digitalizzazione, la competitività digitale e l'evoluzione. Sarà certamente un processo di evoluzione che investirà il mondo dei pagamenti, e il primo passo sarà l'integrazione e la digitalizzazione del ciclo dell'ordine di acquisto. Del resto la legge di bilancio 2018, art. 1, comma 411/414 prevede già nell'ambito delle PA che le PA delle Regioni Italiane siano in grado di ricevere gli ordini di acquisto in formato europeo xml. Tra qualche mese il sistema interscambio accetterà dunque le fatture elettroniche nel tracciato europeo.

Con questa intervista Fabrizio Lupone ha fatto chiarezza su molti dei dubbi e delle criticità che si legano indissolubilmente alla fatturazione elettronica. Per approfondire vi invitiamo a rivedere il nostro secondo webinar MAGIC RETENTION  e a seguirci per ulteriori sviluppi.