Digitalizzazione delle comunicazioni del credito? Scopri come eGlue può aiutare la tua azienda a farlo rapidamente e in piena sicurezza.

Le novità per le utilities contenute della Legge di Stabilità 2020 e l’emergenza COVID hanno reso ancora più urgente il ripensamento in chiave digitale delle comunicazioni del credito. Ecco quali sono i problemi allo stato dell’arte e come eGlue può aiutare a risolverli. 

L’innovazione digitale delle comunicazioni di business a validità legale è un percorso delicato: richiede una solida base data-driven, attenzione alla conformità e equilibrio tra online e offline. 

In questo ambito ancora oggi lo strumento più utilizzato è la raccomandata cartacea, possibilmente accompagnata dalla ricevuta di ritorno: quando si parla di valore probatorio sembra non esserci niente di meglio. Ma nel 2020 è davvero ancora così? 

Spesso una domanda semplice ha una risposta complessa. Innanzitutto, ci siamo chiesti come performasse nella realtà la raccomandata cartacea con cui tutte le aziende veicolano la maggior parte delle comunicazioni a validità legale.

Per rispondere a questa domanda, nel 2019 abbiamo attivato il monitoraggio sistematico degli esiti di recapito delle raccomandate cartacee cross-client e cross-carrier: con oltre 1 milione di pezzi monitorati il nostro osservatorio non ha l’obiettivo di definire un benchmark di riferimento generale, ma certamente può offrire più di un elemento oggettivo alla discussione.

Raccomandata cartacea: i dati del 2019

Il monitoraggio delle raccomandate cartacee è durato 12 mesi e ha portato allo scoperto dati importanti e di sicuro interesse sullo stato dell’arte per tutte le aziende che usano questo strumento di comunicazione come parte dei loro processi di comunicazione.

Il dato strabiliante che emerge da questa ricerca è senza dubbio quello sulla percentuale di raccomandate cartacee che non vengono recapitate o ritirate; i dati della nostra ricerca mostrano infatti come:

• Nel 27% dei casi la raccomandata non viene recapitata a causa di indirizzi errati o mancati aggiornamenti dei recapiti.
• Il restante 73% delle raccomandate viene recapitato al destinatario, ossia il destinatario viene rintracciato. 
• Tuttavia, tra quelle recapitate, il 28% non viene ritirato.

Questo significa che il 27% del totale non arriverà mai e il 28% della restante percentuale rimarrà in compiuta giacenza, tornando al mittente dopo 30 giorni, con tutti i problemi che questo significa per un business. Se pensiamo al perché alla base di uno strumento come la raccomandata, che nasce dal bisogno di avere messaggi recapitati con certezza e un’accountability del processo, è chiaro come questi dati siano decisamente negativi.

A questo si aggiungono i dati relativi alle tempistiche di ricevimento tra quelle recapitate:

• il 30% circa delle raccomandate recapitate viene ricevuto in un lasso di tempo tra gli 0 e i 4 giorni;
• il 42% viene recapitato tra i 5 e i 9 giorni, quindi anche oltre una settimana dopo l’invio;
• il 13% tra i 10 e i 14 giorni;
• il 6% tra i 15 e i 19 giorni;
• il 3% oltre i 20 giorni;
• dopo i 30 giorni, come facilmente immaginabile, le percentuali scendono sotto l’1%.

Anche in questo caso si tratta di dati su cui riflettere, se si tiene in considerazione il fatto che una raccomandata è una modalità di recapito che si utilizza per documenti importanti a validità legale, come ad esempio la messa in mora, e quindi le tempistiche di ricevimento possono essere essenziali per un processo critico come ad esempio il distacco di una fornitura.

La soluzione nel 2020: la raccomandata elettronica

I dati appena esaminati sono piuttosto scoraggianti: come migliorare queste performance se non si ha il controllo sul mezzo, il quale è oltretutto obbligatorio per legge se si ha necessità di prova legale di invio e recapito? 

Una soluzione c’è, e una volta di più arriva dal digitale: si chiama tNotice ed è la raccomandata digitale firmata InPoste Spa e integrata nei servizi eGlue. Come molti servizi innovativi digitali, tNotice ha avuto origine proprio dalle esigenze dei clienti e dal bisogno di risolvere le criticità dovute al servizio di recapito offline. Per questo ribalta i dati che abbiamo visto, rivoluzionando in tutto e per tutto il processo di delivery delle raccomandate.

Carta vs digitale: il confronto

I dati del confronto tra tNotice e il cartaceo parlano chiaro:

• tNotice ha un tasso di recapito dell’82% rispetto al 73% della raccomandata tradizionale secondo la nostra ricerca;
• i tempi medi di consegna di tNotice sono di 1,35 giorni, mentre quelli della raccomandata cartacea sono di 3,5 giorni;
• i tempi di ritiro, che in media per una raccomandata cartacea sono di 20 minuti, per tNotice sono di 2,49 minuti;
• infine, per le raccomandate A.R. i tempi di recapito della ricevuta di ritorno di tNotice sono di 45 secondi, mentre per la raccomandata tradizionale possono richiedere sino a 14 giorni.

La raccomandata elettronica vince il confronto dati alla mano, migliorando il tasso di recapito e soprattutto la velocità di invio, recapito e ricevuta dei dati, per un monitoraggio davvero in tempo reale. A questo si aggiungono il fattore economico, dato che il costo è più contenuto rispetto alla raccomandata tradizionale, e la comodità del tracciamento digitale con archiviazione di 10 anni e analytics per avere sempre sotto controllo la situazione delle comunicazioni anche in caso di invii massivi. Ovviamente a parità di valore legale, dato che tNotice emette automaticamente un Certificato Postale Forense con valore probatorio riconosciuto da Cassa Forense al ritiro, in caso di mancato recapito per impossibilità di consegna e dopo i 30 giorni in caso di giacenza.

Altre modalità per digitalizzare: la posta elettronica certificata

Le possibilità di digitalizzazione delle comunicazioni di business a valore legale non si esauriscono con la raccomandata elettronica: la posta elettronica certificata (PEC) è certamente un’alternativa solida alla carta per gli scambi B2B, ma introduce una serie di complessità come il reperimento massivo degli indirizzi, la gestione esiti e la conservazione digitale dei messaggi. Un provider di servizi CCM come eGlue è in grado di semplificare l’adozione della PEC e renderla perfettamente integrata in una strategia multicanale.

In conclusione: gli strumenti potenziati sono già qui; noi li abbiamo resi disponibili, integrandoli nelle nostre soluzioni, a te non rimane che approfondire e implementare il futuro, oggi per domani.

Vuoi saperne di più? Leggi il nostro articolo dedicato ai vantaggi della raccomandata elettronica e guarda la registrazione del webinar su tNotice con InPoste Spa, e non dimenticare di contattarci per parlare insieme di questo strumento e scegliere le modalità più adatte al raggiungimento dei tuoi obiettivi.